تبدأ خطة البريد الإلكتروني الشهرية المفيدة بما يحدث في العمل. توفر توفر الخدمة واحتياجات إعداد العملاء والعروض المؤكدة نقاط انطلاق أفضل من تقويم فارغ يتطلب المزيد من الرسائل. خطط فقط لما يمكن لفريقك إعداده والموافقة عليه ودعمه، واترك مجالًا لتغيير الجدول الزمني عندما تتغير الحقائق الأساسية.
جمع التواريخ التي تهم العملاء
قم بإدراج تواريخ الخدمة المؤكدة، ونوافذ الإعداد الموسمية، والإغلاقات، وتغييرات المنتج أو الخدمة وأي مواعيد نهائية للعروض. أضف الأسئلة المتكررة من العملاء التي تستحق شرحًا مفيدًا. ميز بين الأحداث المؤكدة والأفكار حتى لا تصبح حملة غير معتمدة حملة مجدولة لمجرد ظهورها في التقويم.
لكل عنصر، اكتب لماذا يحتاج العميل إلى سماع ذلك الآن. قد لا يبرر معلم داخلي إرسال بريد إلكتروني ما لم يؤثر على خدمتهم أو يمنحهم شيئًا مفيدًا. أزل الإدخالات التي يكون سببها الوحيد هو أن العمل لم يرسل مؤخرًا. يجب أن يدعم التقويم الاتصال، وليس خلق نشاط من أجل النشاط.
امنح كل رسالة مخططة قارئًا ووظيفة
حدد المجموعة التي تكون الرسالة ذات صلة بها ولماذا تنتمي إلى صندوق الوارد الخاص بهم. يختلف تذكير الإعداد لخدمة قادمة عن نصيحة نشرة إخبارية عامة. سجل الغرض والخطوة التالية المطلوبة قبل كتابة سطر الموضوع. يمنع ذلك تراكم عدة مواضيع غير ذات صلة في رسالة واحدة أثناء المسودة.
تحقق من الجمهور مقابل التوقعات والتفضيلات المسجلة عندما انضم الناس أو اتصلوا بالعمل. اترك الأسئلة غير المحلولة للجمهور مرئية للشخص الذي يدير الإرسال. لا تعامل إدخال التقويم كسلطة لإضافة كل عميل أو استفسار إلى قائمة البريد الترويجي.
خطط للعمل خلف تاريخ الإرسال
أضف مواعيد نهائية للموجز، والنص، والأصول، والموافقة الواقعية والاختبار النهائي. سم الشخص المسؤول عن كل خطوة، حتى عندما يغطي شخص واحد عدة أدوار. اربط صفحة الوجهة أو المورد وحدد من سيكملها. لا يمكن أن يكون البريد الإلكتروني المصقول جاهزًا بينما لا تزال الصفحة الموعودة غير مكتملة.
قدر الجهد جنبًا إلى جنب مع التوقيت. إذا كانت كل رسالة مخططة تحتاج إلى تصوير جديد، وصفحة عرض جديدة وعدة مراجعات، فقد يتجاوز الجدول الزمني سعة الفريق. أعد استخدام الموارد المعتمدة الحالية عندما تناسب الغرض الجديد، مع التحقق من أن تفاصيلها لا تزال دقيقة. قلل من عدد الإرسال قبل إزالة الفحوصات الأساسية بهدوء.
مخطط شهري توضيحي
تخطط شركة خيالية لصيانة الحدائق لثلاثة عناصر متميزة: قائمة فحص الإعداد في بداية الشهر، وتغيير مؤكد لساعات طلب الخدمة في المنتصف، ودليل تخطيط موسمي لاحق. لكل منها جمهور ذي صلة، وجهة واحدة وموافق مسمى. لا يعني الجدول الزمني أن ثلاث رسائل بريد إلكتروني في الشهر هي التكرار الصحيح لكل عمل.
تحقق من التداخلات وسعة الاستجابة
انظر إلى تجربة العميل الكاملة، بما في ذلك الترحيبات الآلية، ورسائل المواعيد والحملات المخططة الأخرى. قد يتلقى جهة الاتصال أكثر من العناصر المعروضة على تقويم نشرتك الإخبارية. اسأل مالك النظام كيف يتم التعامل مع الجماهير المتداخلة والتسلسلات النشطة في الأداة الفعلية، وحل النزاعات قبل الجدولة.
نسق مع الأشخاص الذين يجيبون على الردود أو يتعاملون مع الخدمة المعلن عنها. تجنب دعوة تدفق من الأسئلة عندما يكون الفريق المسؤول غير متاح. إذا تغيرت السعة، اضبط العرض أو التوقيت بشكل علني. يجب ألا تعد الحملة بتوفر كان صحيحًا أثناء التخطيط ولكنه لم يعد موجودًا في اليوم الذي تعمل فيه.
احتفظ بالتقويم قابلاً للتعديل حتى تكون الحقائق جاهزة
استخدم حالات مثل فكرة، موجز، قيد المراجعة، معتمد، مجدول، ومُرسل. تاريخ الإرسال المقترح ليس دليلاً على أن الرسالة قد تم جدولتها. سجل الوقت المجدول الفعلي ولاحقًا حالة الإرسال المكتملة من النظام. احتفظ بالعناصر الملغاة أو المنقولة مرئية بما يكفي لمنع زميل من إحياء نسخة قديمة.
في نهاية الشهر، لاحظ أي الرسائل كانت مفيدة، وأيها استغرقت جهدًا مفرطًا وأي الأسئلة لا تزال بلا إجابة. احمل تلك النتائج إلى الخطة التالية. احتفظ بخطة احتياطية دائمة فقط إذا كانت لا تزال ذات صلة وتم مراجعتها؛ ملء فتحة أمر اختياري عندما تكون البدائل رسالة غير ضرورية.
- حدث تجاري أو سؤال قارئ.
- الجمهور المستهدف ورسالة واحدة فقط.
- الوجهة ومالكها.
- المواعيد النهائية للمسودة والموافقة والاختبار.
- قدرة الاستجابة وصراعات التسلسل.
- الحالة الفعلية، منفصلة عن التاريخ المخطط له.
خطوتك التالية
خطط للشهر المقبل على ورقة واحدة، بدءًا من الأحداث التجارية المؤكدة. لكل بريد إلكتروني مقترح، أضف قارئًا، والغرض، والوجهة، والموافق قبل اختيار تاريخ الإرسال.
